Finanzierung, Auftragsvergabe und Abrechnung

Welche Maßnahmen sind in diesem Projekt förderfähig?

• Grundsätzlich sollen die Maßnahmen dazu beitragen, die Biodiversität auf dem Friedhof zu erhöhen. Eine beispielhafte Liste von förderfähigen Maßnahmen finden Sie im entsprechenden Merkblatt auf der Projekt-Website.
  Durch den BiodiversitätsCheck (Begehungen durch Fachreferent*innen des Projekts unter Einbeziehung externer Expert*innen) werden mögliche Maßnahmen vorgeschlagen.
• Die konkreten Maßnahmen werden im Hinblick auf Inhalt und Umfang zwischen Friedhofsträger und Projektleitung abgestimmt.
• Erst nach der Abstimmung mit der Projektleitung darf eine Beauftragung der einzelnen Maßnahmen durch den Friedhofsträger erfolgen!

Was muss bei der Auftragsvergabe beachtet werden?

• Grundsätzlich müssen die Fördermittel nach dem Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit verwendet werden.
• Bei Maßnahmen unter 1.000 Euro müssen keine Alternativangebote eingeholt werden.
• Ab 1000 Euro bis zum einem Auftragswert von 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können Aufträge nach einer Angebotseinholung bei mindestens drei Unternehmen an das wirtschaftlichste Angebot vergeben werden. Die Angebotseinholung kann auch telefonisch erfolgen.
• Das wirtschaftlichste Angebot ist nicht notwendigerweise das Angebot mit den geringsten direkten Angebotskosten!
• Die Angebotseinholung, inkl. der Angebote, und die Auftragsvergabe sind schriftlich zu dokumentieren; das umfasst auch die Begründung für die Auswahl des Angebotes und die Auftragsvergabe. Diese Dokumentation ist aufzubewahren und zusammen mit den Belegen nach Abschluss der Maßnahme an das IKG zu übergeben.

Wie werden Maßnahmen mit dem IKG abgerechnet?

• Ihr Friedhofsträger beauftragt, überwacht und bezahlt die einzelnen Maßnahmen.
• Die Maßnahmen rechnen Sie zeitnah mit dem IKG ab. Sobald Sie eine Rechnung beglichen haben, senden Sie diese bitte per E-Mail an sabine.brandt@kircheundgesellschaft.de.
  Bitte beachten Sie, dass Sie zwecks Überweisung an Sie keine Vor-Ort-Konten Ihrer Kirchengemeinde angeben, sondern das Konto der Verbundkasse Ihres Kirchenkreises (siehe hierzu Rundschreiben Nr. 1/2018 vom 18.01.2018 des Landeskirchenamtes).
• Der Friedhofsträger bewahrt die Originalbelege (Angebote, Rechnungen, Auszahlungsanweisungen) in Papierform auf und übergibt diese nach Abschluss der Maßnahmen gesammelt an das IKG. Für die Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren nach Abschluss des Gesamtprojekts (mindestens bis zum 31.03.2031).

Hier geht es zur Merkblätter-Übersicht.