Finanzierung, Auftragsvergabe und Abrechnung

Welche Fördersumme stellt das Projekt pro Friedhof zur Verfügung?

Für das Vorhaben wurden ca. 10.000 Euro für jeden teilnehmenden Friedhof vorgesehen. In dieser Summe ist auch eine Beratung durch Biologische Stationen vorgesehen, die ca. 1.000 Euro kostet. Die Kosten für diese Beratung werden direkt vom LKA übernommen. Daraus ergibt sich je Friedhof 9.000 Euro als globales Budget für die Teilnahme am Projekt BiCK. Die Landeskirche übernimmt davon 75 %, d. h. 6.750 Euro.

Welchen Eigenanteil leistet der Friedhofsträger in diesem Projekt?

25 % des Budgets, d. h. 2.250 Euro, müssen vom Friedhofsträger aufgebracht werden.

Welche Maßnahmen sind in diesem Projekt förderfähig?

Grundsätzlich sollen die Maßnahmen dazu beitragen, die Biodiversität auf dem Friedhof zu erhöhen. Eine beispielhafte Liste von förderfähigen Maßnahmen finden Sie im entsprechenden Merkblatt auf der Homepage des Projekts.
Durch den Biodiversitätscheck, d. h. als Ergebnis von Begehungen durch Fachreferent*innen des Projekts unter Einbeziehung externer Expert*innen, werden mögliche Maßnahmen vorgeschlagen.
Die konkreten Maßnahmen werden im Hinblick auf Inhalt und Umfang zwischen Friedhofsträger und Landeskirche abgestimmt.
Erst nach der Abstimmung mit der Landeskirche darf eine Beauftragung der einzelnen Maßnahmen durch den Friedhofsträger erfolgen!

Was muss bei der Auftragsvergabe beachtet werden?

Grundsätzlich müssen die Fördermittel nach dem Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit verwendet werden.
Bis zum einem Auftragswert von 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können Aufträge nach einer Angebotseinholung bei mindestens drei Unternehmen an das wirtschaftlichste Angebot vergeben werden. Die Angebotseinholung kann auch telefonisch erfolgen.
Bei einem Auftragswert zwischen 5.000 Euro und 25.000 Euro ist eine schriftliche Angebotseinholung bei mindestens drei Unternehmen erforderlich. Die Vergabe erfolgt an den Anbieter des wirtschaftlichsten Angebotes.
Das wirtschaftlichste Angebot ist nicht notwendigerweise das Angebot mit den geringsten direkten Angebotskosten!
Die Angebotseinholung, inkl. der Angebote, und die Auftragsvergabe sind schriftlich zu dokumentieren; das umfasst auch die Begründung für die Auswahl des Angebotes und die Auftragsvergabe. Diese Dokumentation ist aufzubewahren und zusammen mit den Belegen nach Abschluss der Maßnahme an das Landeskirchenamt zu übergeben.

Wie werden Maßnahmen mit der Landeskirche abgerechnet?

Ihr Friedhofsträger beauftragt, überwacht und bezahlt die einzelnen Maßnahmen.
Die Maßnahmen rechnen Sie monatlich mit dem Landeskirchenamt ab. Hierbei legen Sie eine Belegliste vor. Ein Vordruck für die Belegliste wird vom Landeskirchenamt zur Verfügung gestellt.
Bitte beachten Sie, dass Sie zwecks Überweisung an Sie keine Vor-Ort-Konten Ihrer Kirchengemeinde angeben, sondern das Konto der Verbundkasse Ihres Kirchenkreises (siehe hierzu Rundschreiben Nr. 1/2018 vom 18.01.2018 des Landeskirchenamtes).
Die Durchführung und Abrechnung der Maßnahmen erfolgen jeweils bis zum 31.12. eines Kalenderjahres.
Der Friedhofsträger bewahrt die Originalbelege (Angebote, Rechnungen, Auszahlungsanweisungen) in Papierform auf und übergibt diese nach Abschluss der Maßnahmen gesammelt an das Landeskirchenamt. Für die Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren nach Abschluss des Gesamtprojekts (mindestens bis zum 31.03.2031).